Month: June 2011

Re-connecting a new Active Directory to an existing Office365 environment

As a MCT I redeliver the Office365 Ignite Training. During the training each and every participant runs its own environment with its own domains and certificates. A couple of weeks ago we made in mistake in shutting down all the environments and deleting all student VMs. So there seemed to be no way to re-use the domains and the certificates.
In Office365 you can only delete a domain when there are no longer objects in there. But you cannot delete synced objects except through the Directory Synchronization tool. When you deploy a new Active Directory with the same user accounts and run the Directory Synchronization tool you’ll get an error mail message to your tenant administrator mail address that the Object GUIDs do not match:

 

 

So now it’s time to drill somewhat down in what the Directory Synchronization tool actually is. It runs on Identity Lifecycle Manager 2007 (ILM2007 SP1). ILM2007 is a very powerful tool for synchronizing all kind of flavor of directories. Be careful though, it’s power let you destruct both your on premises Active Directory and your Online Directory Services in a snap.
You’ll find the client console for ILM2007 SP1 in:
C:Program FilesMicrosoft Online Directory SyncSYNCBUSUIShellmiisclient.exe.
In there, locate the following:

 

 

 

 

And then,

Click Edit and select “mail” in both the “Data source attribute” and the “Metaverse attribute” and click “Add Condition”.

 

 

 

 

 

 

After that remove the source/Anchor condition (note: you’ll have to restore that after you’re done!)
Click OK and the screen should look like:

Click OK and click “Run” in the Actions Pane. Select the “Full Confirming Import” option and then OK.

This action will re-establish the connection between the on premises and the online accounts for each user object where there are identical mail addresses. (Note: perform the same procedure for the group and contact object types).
There will be sufficient information available to see what actually happened.

When you’re done, force a Directory Sync with the Directory Synchronization Tool:
C:Program FilesMicrosoft Online Directory Sync and run “DirSyncConfigShell”, in the Powershell window tyoe at the prompt: start-onlinecoexistencesync
Wait a couple of minutes to see if you receive a mail message. If it doesn’t come, all is well. If it comes, check which accounts were not re-connected.

With thanks to MSFT, Michelle T. who gave me support through the Office365 Community Portal.

The Ten Truths about Office365

Microsoft is pushing to the Cloud. Not as the first but very convincing. BPOS’s successor facilitates organizations to engage in Online Services. This article answers 10 questions on philosophy, security, migration and costs. Offcie365 will be an integrated part of the Qwise Nebula Worqspace, a DaaS solution co-architected by the author.
Introduction
Office365 will be the new standard for Cloud Based Office applications for either large enterprises as for the small entrepreneur. Licenses are available “per single user” whereas in BPOS the minimum was 5 seats so the offering is now also appealing for those real small companies. Costs starting as low as $ 5 up to a good $ 25 depending on services needed, a mix of the different options is also possible for detailed info on pricing: http://www.microsoft.com/office365/enterprise/subscription-plans.aspx
Microsoft continues to use Software + Services in which the actual user application is still a locally installed application (Office) and the Services reside in the Microsoft Datacenters.
Office365 will become General Available by June 28.

The Ten Truths about Office365
1. Security is the Key
Data security is the most discussed topic on Cloud Computing and so it is with Office365. Of course Microsoft cannot permit to allow even the faintest doubt is this area and is working hard on achieving and maintaining multiple NEN and ISO Certifications (amongst others) on its Datacenters and security procedures. For Europe the Primary Datacenter is Dublin and the Secundary is Amsterdam.

2. Anytime, anyplace, anywhere (whatever, wherever, whenever)
Availability from any device, from each place at every moment. There is a financially backed guarantee of 99.9% uptime. More and more apps are being developed to optimize connectivity to the Office365 Services, like Android, iPhone, Windows Phone and the upcoming BlackBerry BES Server integration.

3. Migration deserves to be done by Professionals
Although the migration process is not rocket-science, Mail is very, very important for organizations and its users. So it has to be done the way it is supposed to be done right from the start. The size of the organization and the individual mailboxes will have an impact on the total migration period. And, there is a nice option for keeping mailboxes both on premises and in Office365. Either way, let IT Professionals do the tricky bits.

4. Office365 miles ahead of Google Apps
Because we all know how to work with the Microsoft Office Suite, user will hardly now the difference between a Cloud-based Collaboration solution and an on premises based solution. No documents conversions, no loss of mailbox profiles.

5. Office365 lowers TCO
Office365 is really cheap when you compare it with licensing models for the services in an on premises infrastructure. And then there is still the hardware, the maintenance, connectivity and design to be taken into account. Office365 takes that al out of your hands.

6. Office365 and integration with other Cloud Services
One of the most fancy things in Office365 is de Single Sign On through AD Federation Services. This method of authentication, on premises with AD user credentials, opens up the world for other targets capable of using Federated Identities. Identity Management will become crucial in the coming years with all those user connecting from whatever, wherever, whenever.

7. Office365 is a logical name
The standard client tools for Exchange and SharePoint are the Office Suite applications, 35=65 refers to being always available. But for some it suggests that it is “Office in the Cloud”. That is not the case, it is still no SaaS but S+S. Or something hybrid because op Outlook Web App and Office Web Apps.

8. Office365 suits any organization
Whether you need to have 2 mailboxes or 20.000 mailboxes, it will all fit within some of the various Licensing options of Office365. Mixing license types can further reduce the TCO for organizations.

9. BPOS was version 1.0, Office365 is 4.0
With the launch date approaching we will all see very soon that Microsoft skipped some version; Office365 is really mature and ready for market. The Wave 14 Services plus the Federated Identities make the product really Enterprise ready.

10. Microsoft is a frontrunner in the Cloud
Don’t forget that Microsoft has been in the Cloud for 15 years with Hotmail! So MS is not late, as some people say looking at Google Apps. And next to Office365 there is already Windows Intune, Azure, CRM and Dynamics. With the acquisition of Skype we’ll see what the future will bring us on the Lync platform.

De Tien Waarheden over Office 365

Met Office 365 zet Microsoft stevig in op de cloud. Niet als eerste, maar wel zeer overtuigend. De opvolger van de Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) maakt het voor organisaties aantrekkelijker om de overstap te maken naar online kantoorapplicaties. In deze whitepaper geeft Qwise, specialist in virtualisatie en cloud computing, antwoord op de belangrijkste vragen over de filosofie, veiligheid, migratie en kosten. Office 365 krijgt binnen Nebula Worqspace, de in eigen beheer ontwikkelde online werkplekvorm op maat, een prominente plaats.

Inleiding
Office 365 moet de standaard worden voor kantoorapplicaties in de cloud – voor zowel grote bedrijven als voor kleine zelfstandigen. Licenties zijn nu per gebruiker af te sluiten (bij BPOS waren vijf licenties het minimum) en dat zorgt ervoor dat het pakket ook voor zzp’ers en kleine bedrijven interessant is. Er zijn verschillende abonnementsvarianten. Vanaf 3,57 euro per gebruiker per maand is er een abonnement voor zogeheten kioskwerkers (medewerkers zonder vaste werkplek) met browsertoegang tot SharePoint en mail. Het uitgebreidste abonnement kost 25,50 euro per gebruiker per maand met verregaande integratie tussen Exchange, SharePoint, Lync (Voice) lokaal en online. Een compleet overzicht van de diverse abonnementen vindt u hier. Office 365 past exact binnen de filosofie van Microsoft; software plus services in plaats van software as a service.
In april gaf Microsoft de bèta-versie van Office 365 vrij. Naar verwachting komt de officiële versie half juli, begin augustus. Drie maanden na de release van de bètaversie, dat is een gebruikelijk termijn die Microsoft aanhoudt.
 
De Tien Waarheden over Office 365

1. Veiligheid is key
Gegevensveiligheid is ongeveer het belangrijkste aspect van cloud-toepassingen in het algemeen en van Office 365 in het bijzonder. Zeker een bedrijf als Microsoft kan het zich niet permitteren om ook maar de schijn van onzekerheid daarover te laten bestaan. Microsoft kan de gegevensveiligheid dan ook aantonen via de diverse NEN- en ISO-normen waar men aan voldoet; objectieve internationale standaarden waar klanten zich op kunnen beroepen. Het primaire datacenter voor Europa staat in Dublin (Ierland), het secundaire in Amsterdam.
2. Office 365 is nagenoeg altijd en overal beschikbaar
De online applicaties van Office 365, e-mail, contactpersonen en documenten, sheets en bewerkingen zijn online toegankelijk vanaf desktops (Mac en PC) via de meest gebruikte browsers (Internet Explorer, Firefox, Safari). Toegang tot e-mail, contactpersonen, agenda en SharePoint-websites is mogelijk in ieder geval vanaf mobiele apparaten als Windows Phones, Nokia, Android, iPhone en BlackBerry. Microsoft garandeert een uptime van 99,9%. Via SLA’s is deze uptime contractueel vastgelegd met een terugbetalingsclausule bij het achterblijven van de beschikbaarheid.
3. Vlekkeloze migratie verdient professionele begeleiding
Overstappen op Office 365 is geen rocketscience, maar vergt in de meeste situaties wel de begeleiding van een Microsoft-partner. Microsoft zelf levert bij het installatiepakket een aantal standaardtools om bijvoorbeeld mailboxen te uploaden. Om snel en meteen goed over te stappen en lokale applicaties goed te integreren met applicaties op een dedicated server en uit de cloud – zonder naderhand tegen storingen of verkeerde instellingen aan te lopen – verdient het inschakelen van een getrainde professional de voorkeur: dat scheelt veel tijd en de investering is snel terugverdiend. Afhankelijk van de gekozen (mix van) licenties, moeten nieuwe gebruikers rekenen op een migratietraject van een week voor een bedrijf van zo’n 25-50 gebruikers en twee tot drie weken voor de grotere bedrijven.
4. Office 365 zet Google Apps op grote achterstand
Met de introductie van Office 365 is Google Apps volstrekt kansloos in de zakelijke markt. Office en Exchange hebben inmiddels zo’n grote footprint in de zakelijke markt, bedrijven zullen die pakketten niet snel inruilen voor software met minder mogelijkheden. Dat Google Apps toch marginaal is aangeslagen, is voornamelijk te danken aan de voorsprong in tijd die Google nam bij de lancering van het cloud-pakket. Nu Microsoft ook de mogelijkheid biedt licenties per stuk af te nemen, is Office 365 met de uitgebreidere functionaliteit aantrekkelijk voor zzp’ers en kleine bedrijven, die misschien eerder naar Google waren overgestapt.

5. Office 365 kan een grote kostenbesparing opleveren
Voor zelfstandig ondernemers en kleine bedrijven is snel te calculeren welke besparing Office 365 kan opleveren. Zij hebben, naast de kosten voor de internetaansluiting en desktops, printers en dergelijke, alleen te maken met licentiekosten. De traditionele investeringen in aanschaf van software en in infrastructuur, serverbeheer en –onderhoud vervallen. Ook voor grote ondernemingen biedt Office 365 een goede financiële propositie. Uit een uitgewerkte case* voor een organisatie met 1.100 gebruikers blijkt dat de kosten voor aanschaf van de software en licenties ongeveer gelijk zijn aan de abonnementsgelden van Office 365. Dat betekent dus een groot bespaarpotentieel op beheer en aanschaf van (server)hardware.
*de case is op te vragen bij Jasper Kraak

6. Office 365 staat open voor integratie met andere cloud- en lokale applicaties
Office 365 integreert goed met andere cloud-toepassingen. Systeemintegratie wordt namelijk vooral een lokale kwestie. Voorheen zei men: ‘Our netwerk is where our devices are’. Het netwerk is nu waar de gebruikers zijn: daar ligt het knooppunt voor de integratie van verschillende toepassingen. Via bijvoorbeeld de SharePoint-toegang zijn alle verschillende toepassingen bereikbaar. Voor de eindgebruiker zijn het overigens geen revolutionaire ontwikkelingen, diens handelingen – inloggen, programma kiezen, bewerken – blijven vrijwel ongewijzigd. Naar verwachting zullen hybride-oplossingen eerst de overhand hebben en uiteindelijk zal vrijwel alles naar de cloud verhuizen. Identity management wordt dus een cruciaal onderwerp. Als iedereen op elk moment vanaf elke plek toegang heeft tot applicaties en bewerkingen, is het voor gebruiker en organisaties van het grootste belang dat er 100% zekerheid is dat alleen de juiste personen kunnen inloggen en bij de voor hen toegelaten informatie kunnen.

7. Office 365 is een logische naam
Office heeft zo’n enorme bekendheid in de zakelijke markt als de standaard voor kantoorapplicaties, dat de keuze voor Office 365 als naam logisch is, met ‘365’ als verwijzing naar ‘anytime’. Toch blijkt er nog wel eens verwarring te ontstaan, omdat het niet altijd duidelijk is dat Office 365 veel meer biedt dan alleen de traditionele Office-toepassingen (Word, Excel, PowerPoint, etcetera). Met name de combinatie van Microsoft Exchange, SharePoint en Lync als het Collaboration Platform biedt enorm veel mogelijkheden om samen te werken en informatie te delen. Het is een nieuwe stap in communiceren: niet meer die overvloed aan mailtjes naar elkaar zenden, maar online informatie beschikbaar stellen, bewerken en delen.

8. Office 365 is voor elke organisatie geschikt
Office 365 is per licentie af te nemen en dat maakt het ook een goede, flexibele en kostenefficiënte oplossing voor veel zelfstandig ondernemers en zzp’ers. MKB en grootzakelijke markt zullen ontdekken dat er grote kostenbesparingsmogelijkheden liggen, terwijl de toepassings- en communicatiemogelijkheden toenemen. Het is van belang dat bedrijven goed kijken naar het licentiepakket dat ze afnemen. Niet elke medewerker hoeft hetzelfde abonnement te hebben. Niet iedereen hoeft immers dezelfde functionele bewerkingen uit te voeren. Een goede licentiemix kan de kosten verder verlagen. Dat betekent wel dat vooraf goed in kaart moet worden gebracht welke functionaliteit bij welke functie hoort, nu maar ook over een jaar. Op basis van die inventarisatie is dan de juiste mix samen te stellen.

9. BPOS was versie 1.0, Office 365 is versie 4.0
BPOS was nog versie 1.0 van de cloud-diensten van Microsoft, Office 365 is wel meteen versie 4.0. Klanten van Microsoft die overstappen, gaan er over de volle breedte op vooruit. De grootste verbetering is de mogelijkheid om met de eigen bedrijfsgegevens aan te kunnen melden. Dit gebeurt met de Active Directory Federation Services. Een gebruiker heeft dus niet langer twee gescheiden identiteiten voor bedrijfsnetwerk en voor de online diensten. Verder is de integratie tussen Exchange, SharePoint en Lync mijlen vooruit op BPOS. Bedrijven die nu BPOS gebruiken, worden overigens binnen een jaar door Microsoft overgezet naar Office 365.

10. Microsoft is voorloper in de cloud
Office 365 wordt gelanceerd enige tijd nadat andere partijen soortgelijke cloud-oplossingen lanceerden. Dat is geen ongebruikelijke strategie voor Microsoft. Andere partijen zijn eerder, maar Microsoft komt daar vervolgens sterk overheen. Toch zette Microsoft al veel eerder een grote stap in de cloud: met de introductie van Hotmail in 1995. Daarmee was Microsoft daadwerkelijk voorloper. Nu zal Microsoft alle eerdere online toepassingen naar één platform brengen: Office 365. De recente aankoop van Skype zet het online aanbod in een nieuw perspectief. Online bellen voegt op termijn een extra dimensie toe aan de online communicatiemogelijkheden van Office 365.