Zomaar een analyse van bedrijfsmatig PC-gebruik door de jaren heen.
Eigenlijk is er in de afgelopen 15 jaar, en misschien zelfs wel in de afgelopen 25 jaar weinig veranderd in de manier waarop we op de werkplek een PC gebruiken. Een goeie 15 jaar geleden deed Windows serieus zijn intrede met Windows95, kwam Internet in opkomst en werd email gemeengoed.
En, het standaard sjabloon van Word is nog altijd…… een A-4’tje. De outbox en inbox van Outlook zijn alleen maar de vervangers van de fysieke postbakjes.
Inmiddels bestaan er allerlei technologiën die af kunnen rekenen met deze “ouderwetse” manieren van werken, we hoeven ze alleen maar te gaan proberen om te zien dat het wat kan opleveren. Want zeg nou zelf, een gemiddelde gebruiker benut nog geen 10% van wat er mogelijk is met een PC. Overigens geldt voor systeembeheerders precies hetzelfde. Die behandelen een Windows Server 2008 R2 (nog) precies hetzelfde als een Novell 3.12 server uit 1994.
Dat noem ik kapitaalvernietiging; immers, we hebben in het voorbije decenium voor kapitalen aan hardware en software aangeschaft en alles wat we er mee doen kon 20 jaar geleden met WordPerfect 4.0 onder DOS en Pegasus als Mailclient ook al.
Ik durf zo maar te beweren dat we zonder enige investering in hardware en software 50% productiviteitswinst kunnen boeken. Gewoon door de mogelijkheden te benutten waar we al voor betaald hebben. Ik verbaas me er wel eens over, als senior consultant ICT en als bedrijfseconoom, dat er nog bedrijven zijn die winst maken. Dat kan alleen omdat het bij de concurrent minstens net zo slecht geregeld is.
Onderweg hebben we heel wat gelegenheden voor vooruitgang links laten liggen en daar hadden we vast allerlei hele goeie redenen voor. We zouden zomaar NU kunnen beginnen met het maken van een inhaalslag. Er zijn vast een heleboel redenen om dat niet te doen en, we hebben maar één reden nodig om het wel te doen. Eentje daarvan zou een verbeterde concurrentiepositie zijn door effectiever te gaan benutten waar al voor betaald is; rendementverhoging.
Dat wordt, onder andere door Microsoft, het “Nieuwe Werken” genoemd. Dat kan je gebruikers niet door de strot duwen. Dat moet je aantrekkelijk maken. Het moet een feestje worden om met je PC als instrument je werk optimaal te kunnen doen. Tuurlijk voelt Windows XP aan als een vertrouwde jas, maar het is wel een ouwetje. Daarbij komt nog dat er een hele nieuwe generatie werknemers aan gaat komen die met XP, Office 2003 en Outlook echt niet uit de voeten kunnen. Die doen alles met hun mobiele apparaat, Instant Messaging, FaceBook, Twitter, telefonie. Die kijken naar onze ouwe jas zoals wij nu kijken naar een schrijfmachine met carbonpapier of de handgeschreven zakenbrief.
Hoe kan je nu die nieuwe technogie in een bedrijf geaccepteerd krijgen? Daar zijn minstens twee zaken absoluut relevant voor:
1. Kennis van de techneuten, de mensen die de zaak moeten gaan uitrollen en beheren, dient helemaal up-to-date te zijn (een droevige constatering is dat dat zelden het geval is, ze hebben het al druk genieg met het in de lucht houden van alles zoals het nu is).
2. Het kunnen bedenken van leuke workshops die gelijk als Proof of Concept direct na de workshop in praktijk gebracht kunnen worden. Daarmee kweek je een bottom-up effect. Top-down werkt namelijk, zo hebben we dat in een kwart eeuw geloof ik wel bewezen, niet.
Een mooie gelegeheid om die mogelijkheden te gaan benutten is nu de komst van Windows7, over een paar maanden Office 2010, Exchange 2010, SharePoint 2010. Maak het spannend maar gelijkertijd gemakkelijk, dwing het niet meteen af, maar doe het stap voor stap.
Een paar kernbegrippen uit de neiuwe manier van werken:
– Intern mailverkeer vermindert met 70%, extern met tig %
– Workflows verminderen eindeloze herhaling van eenzelfe handeling
– Op afstand werken of vergaderen vermindert reistijden met tig uur
– Unified Communications vermindert (GSM) telefoonkosten met tig %
– Pull versus push informatie verhoogt de productiviteit met tig %
– Informatie vinden is leuker dan informatie zoeken
Moet dat? Nee hoor, dat hoeft niet. Als je er voor kiest om dat niet te doen, blijf dan zo lang mogelijk op Windows XP, tot 2030 of zo. Maak vooral niet opnieuw de fout om nieuw spul aan te schaffen en er vervolgens op de ouwe manier mee te blijven werken. Bedenk echter wel, dat het maken van de inhaalslag een steeds grotere sprong vraagt. En dan zou je wel een mis kunnen springen.
